Управление отелем

Программное обеспечение для автоматизации гостиницы. Удобное, мощное решение для гостиницы, пансионата, дома отдыха. Программу отличает, простой в освоении интерфейс пользователя, высокая производительность и гибкость настроек.

Что такое 1С:Отель 8? Программное обеспечение для автоматизации гостиницы на платформе 1С:Предприятие 8

 

Программа автоматизирует:

  • рабочие места портье (администратора),
  • менеджера отдела бронирования,
  • супервайзера службы номерного фонда,
  • менеджера службы бронирования конференц-залов,
  • сотрудника планово-экономической службы.

Программа интегрируется c

  • «1С:Бухгалтерией»,
  • фронт-офисом ресторана (Трактиръ),
  • системами тарификации телефонных разговоров и Интернет,
  • платного телевидения.

Позволяет построить единую учетную систему. В поставку включены интерфейсы с оборудованием:

  • контрольно-кассовыми машинами (ККМ),
  • электронными замками,
  • платежными системами для авторизации кредитных карт.

Модуль интернет-бронирования позволяет в режиме он-лайн получать остатки свободных номеров и оформлять бронь.

В программе реализованы все необходимые отчеты:

  • оперативные,
  • аналитические,
  • регламентированные.


Функции

1С:Отель - уникальный продукт для сферы гостеприимства, который кардинально отличается от остальных решений доступных на рынке. 

 
Только в "1С:Отель" одновременно:

  1. Можно вести несколько гостиниц в одной базе и, не выходя из программы, переключаться между гостиницами или формировать сводные отчеты по нескольким гостиницам. В типовом решении сразу предусмотрена возможность организации работы удаленного офиса продаж и нескольких гостиниц с синхронизацией данных между базами.
  2. Можно вести учет в разрезе нескольких юридических лиц. Причем одно юридическое лицо (фирма) может использоваться в различных гостиницах.
  3. Пользовательский интерфейс проектировался под Touch экраны с соотношением сторон 16:9. Нет нужды проматывать экран вниз/вверх, чтобы добраться до нужных данных.
  4. Возможно использовать в качестве основного как списочный интерфейс (для больших гостиниц), так и графическую карту загрузки (для небольших гостиниц).
  5. Развитые средства настройки отчетов с возможностью создавать собственные отчеты (настройки) и использовать их всем авторизованным пользователям наравне с типовыми отчетами.
  6. Высокая оперативная производительность и быстрое формирование отчетов для гостиниц любых размеров (Хранение минимум 3-х лет истории для гостиниц с 1000 номеров).
  7. Поддержка 5-ти видов баз данных: файловая для мини-отелей, MS SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database.

 


Бронирование

Для отдела бронирования предусмотрены все необходимые функции. Под рукой всегда информация об остатке свободных номеров или мест на любой период времени. Например, кнопка «Загрузка по дням» показывает остаток свободных номеров на каждый день, что позволяет быстро оценить загрузку на месяц вперед.


 


Дополнительный инструмент бронирования — кнопка «Что свободно», по которой показывается количество свободных номеров на весь запрошенный период. Эту форму удобно использовать при общении с клиентом, т. к. в ней сразу отображаются остатки номеров и стоимость проживания. Если определились с периодом и тарифом, то бронь делается из этой формы за один клик.


  • Бронь может быть индивидуальная или групповая.
  • Можно бронировать конкретные номера.
  • Можно указать просто тип номера — номер будет назначен гостю при заезде.
  • При бронировании автоматически рассчитывается комиссия агента.

  • При бронировании можно задать автоматическое разделение услуг на те, что будет оплачивать контрагент по безналичному расчету и те, что будет оплачивать гость на ресепшн. (только в версии «Управление отелем»).
  • Если какому-то гостю нужно будет дать специальную цену, то не нужно заводить новый тариф, можно указать эту цену прямо в брони, если, конечно у вас есть права доступа к этой функции.
  • Программа может автоматически рассчитывать стоимость проживания в зависимости от сезона или дня недели.
  • Подтверждение брони может быть распечатано на русском или английском языке, и может быть отправлено на e-mail гостя прямо из программы.

 

На основании брони формируется счет, который можно распечатать на русском или английском языке, или отправить по e-mail.

 

По выписанным счетам предусмотрен контроль оплаты. Неоплаченные счета отмечаются, и администратор, при поселении по этой брони или при работе с бронью, видит, какие счета оплачены, а какие нет.

 

Если бронь оформляется от контрагента, то администратору автоматически рассчитывается и показывается оперативный баланс данного контрагента, который учитывает все поступившие платежи, все оказанные услуги и все действующие бронирования. Этот оперативный баланс позволят администратору видеть, какая у контрагента осталась предоплата, в рамках которой ещё можно принимать заявки.

 

Все изменения брони фиксируются в специальном регистре, что позволяет всегда сказать кто, что и когда менял в брони, и, при необходимости, восстановить параметры на любую точку изменений.

 

Для удобного поиска брони предусмотрен журнал «Бронирование». Искать бронь можно по номеру брони, по фамилии гостя или первым буквам фамилии, по контрагенту, по номеру комнаты или типу номера, по дате заезда. Также предусмотрен отбор по любым другим реквизитам брони, если недостаточно было поиска по перечисленным параметрам.

 

Работа с квотами

  • Квота позволяет гостинице выделить часть номерного фонда для какого-то агента. При этом номера, выделенные в квоту, снимаются с продажи, и в эти номера можно будет селить только по заявкам этого агента.
  • Номера в квоту могут выделяться как по номеру комнаты, так и по категории без выбора конкретных номеров.

  • Квоту можно использовать для блокирования продаж номеров и резервирования их за выбранным агентом, при этом никаких дополнительных начислений для агента не делается.
  • Условия договора с агентом могут быть более «жесткими» — агент оплачивает стоимость проживания в номере независимо от того, жили гости в номере от этого агента или нет. В этом случае квоты в программе настраиваются так, чтобы программа автоматически начисляла стоимость проживания на агента независимо от наличия заявок и гостей.


Размещение

 

Процедура поселения по брони продумана с целью сокращения времени оформления гостя. 


При групповом заезде предусмотрена возможность оформить двух гостей в номер одним кликом.

 

Поиск размещений может быть по номеру комнаты, по первым буквам фамилии, номеру брони и т. д. Поддерживаются все операции с гостем — продление, переселение, выселение.

 

Программа автоматически рассчитывает стоимость задержки выезда по часам или на полсуток, все что нужно сделать администратору это указать время выезда. Также можно настроить автоматическое начисление при раннем заезде.


Программа отслеживает все изменения в размещении гостя, что позволяет не только сказать кто, когда и что изменял, но в любой момент вернутся к первоначальным значениям. 

 

Подбор номера позволят быстро подобрать свободный номер гостю. При подборе отображаются:

    • статус номера — чистый, грязный,
  • когда номер освободился,
  • по какое число и время номер свободен — учитываются будущие резервирования,
  • свойства номера,
  • кем номер занят.

 

Регистрация иностранцев

При поселении гостей иностранных граждан можно оформить запись в журнал регистрации, в которой указываются паспортные данные гостя, данные визы и миграционной карты. Печатается форма «Уведомления» для УФМС.

 

Данные по иностранным гражданам можно распечатывать в виде «Журнала регистрации», что позволяет не вести данный журнал вручную. Предусмотрена выгрузка данных для передачи в УФМС в электронном виде.

 

 

 

Взаиморасчеты

В программе ведется два контура взаиморасчетов — с гостями, физическими лицами, как правило, за наличный расчет или по кредитным картам, и с контрагентами, юридическими лицами.

 

Взаиморасчеты с гостем

Каждому гостю при поселении открывается лицевой счет, на который начисляются все услуги. У гостя может быть несколько счетов, услуги могут быть разделены между этими счетами.

 

Операции с лицевым счетом:

  • Начисление 
    Услуги по тарифу на счет гостя начисляются автоматически. Если подключены интерфейсы с внешними системами, например с тарификатором телефонных разговоров или с рестораном, то услуги могут начисляться автоматически через интерфейс. Поддерживается начисление вручную и групповое начисление по всем счетам группы гостей.
  • Сторнирование 
    Сторнирование используется для снятия услуги со счета гостя, баланс гостя уменьшается, но операция сторнирования фиксируется и попадает в аудиторский отчет по сторно. Данная операция может быть запрещена для определенных пользователей.
  • Перенос начислений со счета на счет 
    Данная операция используется для разделения/объединения счетов. Кассир может легко часть услуг выделить на отдельный счет, оплатить и распечатать гостю счет только с выбранными услугами. 
    В программе можно настроить правила начислений для автоматического разделения услуг. Например, можно задать правило, по которому телефонные разговоры гостей всегда будут относиться на отдельный счет.
  • Перенос депозита 
    Остаток предоплаты гостя может быть перенесен на другой счет или зачтен как оплата услуг по другому счету того же гостя, или другого. В правах доступа можно ввести различные ограничения на эту функцию.
  • Оплата 
    Счет может быть оплачен как наличными, так и кредитными картами, или любым другим способом оплаты. На счет может быть внесена предоплата или счет может быть оплачен частично. 
    Предоплата может быть внесена как по брони, так и по размещению при заезде.
  • Возврат 
    Поддерживаются различные схемы оформления возвратов с печатью всех необходимых документов. При возврате могут печататься: заявление, заполненное от имени гостя с его паспортными данными; акт КМ-3, если используется схема с возвратом «по старому чеку»; и расходный кассовый ордер. Во всех документах уже заполнены все данные, гостю необходимо будет только поставить свою подпись.

Печать счета

Счет гостя печатается на разных языках. Русский и английский включены в поставку, печатные формы на других языках могут быть разработаны на заказ.

 

Счет печатается по форме 3Г. Поддерживается более 10 вариантов печати счета. Например, можно настроить печатную форму счета так, чтобы завтраки сворачивались и при печати включались в стоимость проживания.

 

Служба номерного фонда

Модуль службы номерного фонда позволяет планировать и контролировать работу горничных, а также контролировать статус номеров.

 

Статусы номеров настраиваются в зависимости от технологии уборки, принятой в гостинице. Например, можно использовать всего 2 статуса — «чистый/грязный», а можно настроить полную цепочку «занят → грязный → на уборке → на инспекции → чистый».

 

Для установки статуса номера можно использовать АТС, т. е. горничная после уборки номера может набрать специальный код на телефоне в номере, и программа сменит статус на «чистый». Особенно эффективно использовать АТС, когда горничные набирают свой персональный код. В этом случае программа может вести статистику по видам работ и по сотрудникам — в результате можно получить отчет, в котором будет указано, кто сколько и каких работ выполнил.

 

По набранным кодам горничной ведется «Протокол уборки» по которому можно отследить перемещения горничной.

 

По видам работ настраиваются нормативы списания расходных материалов, например, полотенец или белья — в итоге получается отчет по расходу белья и других материалов в соответствии фактом выполнения работ.

 

В программе можно задать график работ горничных, который используется при планировании работ.

Для планирования работ горничных можно использовать просто отчет «Задание на уборку», в котором программа отмечает номера, где нужно делать выездную уборку, а где текущую; а можно на каждый день составлять план работ и распределять работы между горничными.

 

Распределение может осуществляться вручную супервайзером, а может назначаться программой автоматически с учетом графика работ горничной и планируемого объема работ. Поддерживается несколько алгоритмов автоматического распределения работ.

 

План работ строится с учетом текущей загрузки гостиницы, статуса номера, заезда/выезда гостей. В результате каждая горничная получает распечатку номеров с указанием вида работ.

 

Отчеты

В программе предусмотрены отчеты для всех уровней пользователей — от оперативных отчетов для персонала, до итоговых и аналитических отчетов для руководства. Предусмотрены графики и диаграммы, позволяющие наглядно оценить работу гостиницы.

 

Отчеты в программе настраиваемые — для каждого пользователя или для роли пользователей в программе можно настроить свой набор отчетов.

 

Все отчеты выводятся на языке пользователя — русский или английский.

 

Настройки отчетов позволяют:

  • устанавливать группировки строк отчета,
  • устанавливать группировки колонок,
  • настраивать состав и формат колонок отчета,
  • предусмотрена возможность динамического заполнения параметров отчета в зависимости от состояния базы, текущей даты, пользователя, гостиницы, и т. д.,
  • настраивать внешний вид отчета,
  • настраивать сортировку,
  • устанавливать фильтры по любым колонкам отчета.

Любую настройку можно сохранить в качестве шаблона отчета, чтобы получать нужные данные в нужном виде, не обращаясь каждый раз к настройке отчета.

 

Скорость выполнения отчетов очень важна для гостиницы. Мы гарантируем, что любой отчет, за любой период времени будет выполняться не более 30 секунд.

 

Пример. Гостиница 500 номеров, отчет, анализирующий работу гостиницы за год, выполняется за 17 секунд.

 

Система регламентных заданий в программе позволяет настроить запуск, выполнение и отправку по e-mail ежедневных контрольных отчетов в автоматическом режиме. Руководитель каждое утро будет получать итоговые отчеты за прошедший день в формате Excel или html, и не требуется участия человека.

 

Электронные замки

В программу включен модуль подключения к системам электронных замков, дополнительной оплаты не требуется.

 

При установке системы электронных замков важно чтобы в системе PMS был настроен интерфейс.

Интерфейс с системой электронных замков служит для 2х целей:

  1. Ускорение процедуры поселения гостя. 
    При поселении данные из «1С:Отель» автоматически передаются в систему электронных замков и гостю выписывается ключ-карта.
  2. Контроль персонала. 
    Если персоналу оставить возможность выписывать ключи только из «1С:Отель», то мы можем гарантировать, что если гостю был выдан ключ, то этот гость зарегистрирован в системе.

Карточку замка можно использовать для организации системы взаиморасчетов в гостинице по карте. Чтобы использовать для этих целей систему электронных замков, она должна поддерживать запись на вторую или первую дорожку карт с магнитной полосой, или запись доп. информации в память.

 

Поддерживаемые системы электронных замков:

При выборе карт с магнитной полосой рекомендуем использовать карты HiCo, т. к. они реже размагничиваются и, как правило, карты хватает на весь срок проживания гостя.

 

  • Norweq VingCard Vision
  • Norweq VingCard VC2100&VC2800
  • Onity
  • Salto
  • Inhova
  • Cisa
  • TimeLox 2300
  • Adel
  • Orbita

 

Решение для ресторана


Завтраки

Часто гостиницы предоставляют гостям завтраки, включенные в проживание. Для планирования работы ресторана можно распечатать специализированные отчеты. Например, каждое утро для ресторана готовится отчет «Завтраки на сегодня», в котором указывается общее количество завтраков, а также выводится список гостей, которым был начислен завтрак.

 

Дополнительно для планирования работы ресторана печатается отчет «План завтраков на неделю», в котором учитываются проживающие гости и действующие бронирования.

 

Аналогично, в программе настраиваются отчеты по обедам и ужинам, если они включены в тариф или продаются как доп. услуги.

 

Интеграция с рестораном

В случае, когда ресторан обслуживает гостей c заказами по меню, устанавливается система фронт-офиса ресторана, например «СофтБаланс: Трактиръ Front-Office», «1C-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе», «Магия» или «Штрих-М: Кассир».

 

Вся работа с заказами гостей выполняется в ресторанной системе — заказ вводится в систему, на принтере кухни печатается марка для повара, производится расчет и т. д. Заказ в ресторане может быть оплачен наличными, либо может быть записан на счет гостя в гостинице, а гость расплачивается за все услуги на ресепшн.

 

Чтобы обеспечить такую возможность, предусмотрен специальный интерфейс обмена данными с ресторанным фронт-офисом.

 

Как это работает

При закрытии заказа клиент предъявляет карту гостя. По этой карте происходит запрос данных из гостиницы — получают сведения об имени, номере комнаты, сроке проживания и текущем балансе гостя. Если информация получена и баланс гостя не превышает установленной глубины кредита, система закрывает заказ и передает его в базу гостиницы на лицевой счет гостя. Вместе с информацией о сумме заказа могут быть переданы и детали счета клиента.

 

Если в гостинице установлена система электронных замков, то в качестве карты гостя может выступать ключ от номера, если система замков поддерживает такую возможность.

 

В самом простом случае можно обойтись без использования карт клиентов. Достаточно указать номер комнаты, заказ в этом случае будет записан на проживающего в указанном номере гостя.

 

Данный интерфейс включен в поставку и не требует дополнительной оплаты.